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Vos opérations quotidiennes de Caisse

Les opérations quotidiennes de caisse Objectifs de cet article : Réaliser la check-list d’ouverture de caisse Gérer les opérations quotidiennes (ventes, réservations) Effectuer correctement la fermeture de caisse et la recherche d’erreurs


1. Lancer Qweekle et vérifier la connexion à la caisse

À faire sur chacun des points d’encaissement.

1.1. Lancer Qweekle

  1. Ouvrez votre navigateur Chrome.
  2. Connectez-vous à Qweekle avec votre identifiant et votre mot de passe.

1.2. Vérifier la caisse sélectionnée

L’objectif est de s’assurer que le poste est bien relié à la bonne caisse.

  • Si vous voyez un message de type « Connecté sur caisse Accueil X » :
    → Vous êtes déjà connecté à une caisse.

  • Si vous êtes connecté à aucune caisse :

    1. Cliquez sur « Caisse et Imprimante » dans le bandeau supérieur.
    2. Sélectionnez la caisse souhaitée.
    3. Cliquez sur « Choisir cette caisse » pour valider.

  • Si vous êtes connecté à la mauvaise caisse :

    1. Cliquez sur la petite imprimante rouge dans le bandeau supérieur.
    2. Choisissez la caisse correcte.
    3. Validez en cliquant sur « Choisir cette caisse ».

2. Ouvrir la caisse

Cette étape permet de démarrer la session de caisse avec le bon fond de caisse et des équipements opérationnels.

2.1. Ouvrir la caisse dans Qweekle

  1. Cliquez sur le nom de votre caisse dans la barre supérieure (par ex. « Caisse 1 »).
  2. Vérifiez que vous arrivez bien sur l’écran « Ouverture de caisse ».
    • Si ce n’est pas le cas, c’est probablement que la fermeture de la caisse précédente n’a pas été faite.
  3. Saisissez votre fond de caisse du jour :
    • soit en le saisissant manuellement,
    • soit en utilisant le report du fond de caisse de la veille.
  4. Utilisez l’icône « calculette » si besoin pour renseigner le nombre de pièces et de billets.

2.2. Vérifier les équipements

Avant de commencer à encaisser :

  1. Vérifiez que vos imprimantes sont allumées et connectées à la caisse.
  2. Vérifiez que votre scanner / lecteur de codes-barres est bien connecté.

3. Réaliser une vente simple

3.1. Sélectionner ou créer le client

  1. Sur l’écran de vente, cliquez sur « Client inconnu ».
  2. Recherchez et sélectionnez un client existant, ou créez un nouveau client si nécessaire.

3.2. Ajouter les produits

  1. Parcourez les catégories et sous-catégories.
  2. Ajoutez les produits souhaités au ticket.

Pour modifier la quantité ou le prix d’un produit :

  • Cliquez sur le nom du produit dans le ticket, puis ajustez les champs nécessaires.

3.3. Encaisser et clôturer la vente

  1. Cliquez sur le bouton « Payer ».

  2. Sélectionnez le moyen de paiement :

    • Carte bancaire (CB) :

      • Lancez le paiement sur le TPE.
      • Une fois la transaction validée par le TPE, clôturez la vente dans Qweekle.

    • Espèces :

      • Saisissez le montant reçu.
      • Cliquez sur « Cash ».
      • Vérifiez le rendu de monnaie affiché sur le ticket.

  3. Une fois le paiement validé, clôturez la vente.

Important : Pour toute vente au‑delà de 25 €, toujours remettre un ticket au client ou l’envoyer par e‑mail.

4. Réaliser une vente de jauge

Les ventes de jauge concernent les activités avec créneaux et capacité limitée.

4.1. Créer la vente sur une jauge

  1. Créez une nouvelle vente.
  2. Cliquez sur le bouton « Jauge ».

4.2. Vérifier la disponibilité

  1. Vérifiez le nombre de places restantes :

    • sur l’ensemble des créneaux impactés par la durée de l’activité,
    • pas uniquement sur le premier créneau.

  2. Cliquez sur le créneau correspondant au début de l’activité.

4.3. Sélectionner l’activité et encaisser

  1. Sélectionnez la ou les activités concernées.
  2. Fermez le pop-up.
  3. Assignez la vente à un client.
  4. Ajoutez les produits complémentaires si besoin (options, gants, boissons, etc.).
  5. Encaissez et clôturez la vente comme pour une vente simple (voir section précédente).

5. Réceptionner une réservation

La réception d’une réservation se fait en 2 étapes :

  1. Passer la réservation en caisse
  2. Valider et encaisser

5.1. Étape 1 – Passer la réservation en caisse

Vérifiez d’abord que la date de réservation est bien aujourd’hui.
Vous pouvez réceptionner une réservation de plusieurs manières :

Méthode 1 – Scanner le code-barres de la réservation

  1. Scannez le code-barres présent sur le document du client.
  2. Le détail de la réservation s’ouvre.
  3. Cliquez sur « Payer » puis « Vente de solde » pour passer la réservation en caisse.

Méthode 2 – Scanner la carte de membre

  1. Scannez la carte de membre du client.
  2. Dans la fiche du client, cliquez sur la réservation du jour pour la passer en caisse.

Méthode 3 – Depuis la liste des réservations

  1. Allez dans Menu > Planning > Liste des réservations.
  2. Utilisez les filtres si besoin (date, statut, client, etc.).
  3. Cliquez sur la réservation concernée ou passez par la fiche client, puis ouvrez la réservation pour la passer en caisse.

Méthode 4 – Depuis l’écran de création d’une vente (mode jauge)

  1. Depuis l’écran Nouvelle vente, cliquez sur « Prochaine réservation » (si la jauge est active sur cette caisse).
  2. La liste des réservations à venir s’affiche.
  3. Cliquez sur la réservation concernée pour la passer en caisse.

5.2. Étape 2 – Valider et encaisser

Une fois la réservation passée en caisse :

  1. Confirmez le nombre de participants.
  2. Ajoutez les produits éventuels (options, consommations, etc.).
  3. Vérifiez bien la déduction de l’acompte.
  4. Encaissez le solde dans tous les cas, même si le montant final est de 0 € :
    • S’il reste un montant à encaisser : cliquez sur « Payer » et suivez la procédure de paiement.
    • Si la vente est à 0 € (acompte total) : cliquez sur « Confirmer » pour clôturer la vente.

6. Clôturer la caisse

La clôture de caisse permet de comparer les montants théoriques et réels et de valider la session.

6.1. Accéder à la clôture de caisse

  1. Depuis l’écran Nouvelle vente, vérifiez qu’il n’y a plus de vente ouverte ni en attente.
  2. Cliquez sur « Ma caisse ».

6.2. Saisir les montants réels

Dans l’écran de clôture :

  1. Renseignez la colonne « Montants réels » pour chaque moyen de paiement.
  2. Pour la CB : saisissez le montant de télécollecte provenant du TPE.
  3. Recomptez les chèques et renseignez le total.
  4. Pour les paiements différés, saisissez le montant attendu :
    • L’écart doit toujours être à 0.

6.3. Gérer les écarts

  • Si l’écart est inférieur ou égal au seuil défini (par ex. XXX € ou X % selon votre procédure interne) :
    → Cliquez sur « Fermeture de caisse » pour clôturer.

  • Si l’écart est supérieur au seuil défini :
    → Ne fermez pas la caisse tout de suite, passez à la section suivante pour chercher et corriger les erreurs.

7. Chercher et corriger les erreurs de caisse

7.1. Cas simple : erreur évidente

Depuis la fenêtre de clôture des ventes :

  1. Allez dans l’onglet « Ventes ».
  2. Recherchez la vente suspecte (montant, mode de paiement, etc.).
  3. Cliquez sur le numéro de la vente.
  4. Cliquez sur « Modifier » (via les trois petits points à droite).
  5. Corrigez la vente, puis revenez sur la clôture de caisse.

7.2. Recherche avancée dans les sessions de caisse

Pour une analyse plus fine, utilisez les sessions de caisse :

  1. Allez dans Menu > Caisses > Sessions de caisse.
  2. Filtrez sur la caisse concernée en cliquant sur le picto devant son nom.
  3. Cliquez pour déployer les filtres avancés.
  4. Sélectionnez par exemple le moyen de paiement CB.
  5. Appliquez le filtre.
  6. Rendez-vous dans l’onglet « Paiements ».
  7. Pointez les paiements Qweekle avec votre télécollecte TPE.
  8. Identifiez les écarts.
  9. Pour chaque vente erronée, cliquez sur le numéro de vente, puis sur « Modifier » (trois petits points) et corrigez.

8. En savoir plus / Problèmes fréquents

8.1. Problèmes de connexion

  • Au lancement de Qweekle, je ne peux pas me connecter
    • Vérifiez votre login et votre mot de passe.
    • Si besoin, lancez une procédure « Mot de passe perdu » pour le renouveler.

8.2. Problèmes de caisse

  • Pas de caisse sélectionnée

    • Cliquez sur l’imprimante rouge dans le bandeau supérieur et sélectionnez la caisse désirée.

  • Impossible de fermer ma caisse

    • Vérifiez qu’il n’y a plus de ventes en attente.
    • Fermez d’abord toutes les ventes ouvertes, puis retentez la fermeture de la caisse.

8.3. Problèmes d’impression et de scanner

  • Aucun ticket n’est imprimé

    • Vérifiez que l’imprimante est allumée.
    • Vérifiez qu’elle est bien connectée à la caisse.
    • Testez une page de test Windows.
    • Vérifiez que QZ Tray est bien lancé sur le poste.

  • Impossible de scanner

    • Vérifiez que le scanner est connecté à la caisse.
    • Vérifiez le branchement (USB, alimentation, etc.).

8.4. Problèmes de paiement et de réservations

  • Je me suis trompé de mode de paiement et j’ai fermé la vente

    • Consultez le Centre d’aide Qweekle, section Caisse > Correction & modification d’une vente.

  • Je ne retrouve pas la réservation de mon client

    • Passez par la liste des réservations ou par la fiche client.
    • Consultez le Centre d’aide Qweekle, section Réservation > Liste des réservations.