Fermeture de caisse

Clôturer une session de caisse, gérer les écarts de caisse, vente de régularisation et prise en compte du chiffre d'affaire (CA), fermeture régulière de la caisse web.

Vous fermez votre caisse depuis deux endroits :

écran des ventes, bouton "ma caisse" dans le coin supérieur droit
Menu / Caisse / Session de caisse, clic sur la session de caisse concernée

La fermeture de caisse clôture la session de vente en cours. Elle consiste à comparer les montants encaissés par le logiciel pour chaque type de paiement (Colonne Montant attendu) et les sommes effectivement perçues (Colonne montant réel) .

Toutes les ventes en cours ou en attente doivent être clôturées pour pouvoir fermer une session de caisse.

La différence entre les colonnes "montant réel" et "montant attendu" représente l'écart de caisse et est automatiquement calculée et visible en rouge.
Le nombre de transactions par mode de paiement est indiqué dans la colonne NBR.

Pour identifier les erreurs d'encaissement ayant occasionné des écarts de caisse, vous sauvez la clôture de caisse et vous rendez dans la section Menu/caisse/sessions de caisse afin d'y rechercher les erreurs.

Le montant attendu en espèces inclut le montant du fond de caisse , le montant hors fond de caisse (CA réel en espèces) étant renseigné en plus petit grisé juste en dessous. Un calculateur d'espèces est disponible (icône Calculette).

Cliquer sur "SAUVER" ne fait qu'enregistrer les informations déjà encodées, vous permettant de sortir de cette fenêtre sans devoir les ressaisir par la suite.

Cliquer sur "FERMETURE DE CAISSE" clôture la session de caisse et fige les montants. Les écarts de caisse sont alors enregistrés dans les fichiers comptables tels que configurés. Deux options sont encore possibles :

Modifier une vente, mais la modification se passera sur une nouvelle session de caisse et ne modifiera en rien les montant de la session de caisse fermée
Via une vente de régularisation vous pouvez encore modifier les montants attendu d'une sessions fermée.
Vous accédez à cette option via Menu / caisse / sessions de caisse, il faut cliquer sur le nom de session de caisse concernée et puis les trois petits points dans le coin haut/droite:

Prise en compte du chiffre d'affaire d'une session

Le chiffre d'affaires d'une session de caisse est pris en compte à la date d'ouverture de la session.

Normalement vos caisses sont ouvertes le matin et fermées le soir, le chiffre d'affaires de la journée est donc la somme des encaissements des différentes caisses du jour.

Cependant, si une Session de caisse s'étale sur plusieurs journées, c'est la date d'ouverture de la session qui prime, et qui sera prise en compte pour votre Chiffre d'Affaire (Journaux de ventes & comptables et Statistiques)

Par exemple, si vous avez des nocturnes et ouvrez votre Caisse un Vendredi mais que vous fermez la Caisse à 2h du Matin le samedi, le CA sera comptabilisé sur le Vendredi

De l'importance de fermer votre caisse web en début de mois

Il est conseillé de mettre la caisse Web en fermeture automatique (montant réel = montant attendu).

Si ce n'est pas le cas, vous allez devoir le faire manuellement.
Si votre session de Caisse WEB démarre le 1er Avril et que vous la clôturez le 2 Mai, le CA du premier et 2 mai seront comptabilisé sur Avril
Mais si vous fermez votre caisse le 30 avril à 18h00, et puis qu'une vente web se fait le 30 avril à 22h00, une nouvelle caisse web sera automatiquement ouverte ce 30/04. Dès lors, tout le chiffre d'affaire du mois de mai sera comptabilisé sur le mois d'avril, sauf manipulation des journaux de ventes en comptabilité, ce qui représente du travail en plus. Il est donc important de clôturer sa caisse web de début de mois plutôt qu'en fin de mois.

Tutoriels utiles